Pour celles et ceux qui n’ont pas eu l’occasion de participer à l’une des formations consacrées à l’e-facturation, voici quelques informations générales afin d’y voir plus clair et d’anticiper sereinement cette obligation qui entrera en vigueur le 1er janvier 2026.

Qui est concerné par cette obligation ?

À partir de cette date, les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées dans le cadre de leurs relations B2B. L’objectif est de simplifier les échanges, de renforcer la traçabilité et de lutter contre la fraude.

L’e-facturation, ce n’est pas un simple PDF

Il est important de le préciser : un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens légal.
Une e-facture est un document structuré, lisible automatiquement par les systèmes informatiques, et transmis via un réseau sécurisé.

Peppol, en quelques mots

Le réseau Peppol est la plateforme utilisée à l’échelle européenne pour l’échange de factures électroniques.
Il permet aux entreprises, via des outils compatibles, d’envoyer et de recevoir des factures de manière sécurisée, standardisée et automatisée, quel que soit le logiciel utilisé par l’autre partie.

Mettre en place un plan d’action

Pour passer concrètement à l’e-facturation, il est conseillé de procéder par étapes :

1. Analyse des besoins :
   • Quel outil vous faut‑il ? Vous avez besoin d’un logiciel qui crée vos factures ou juste qui les envoie ? Quels sont vos volumes et vos processus actuels ?
2. Choix de l’outil :
   • Testez plusieurs solutions pour trouver celle qui vous correspond, compatible avec vos systèmes et votre comptabilité.
3. Mise en place et test :
   • Installez l’outil progressivement et faites quelques essais.
4. Formation :
   • Prenez le temps de montrer le fonctionnement à votre personnel (si besoin) et de se familiariser avec le logiciel.

👉 Bon à savoir : vous n’êtes pas “marié” à un outil.
Justement, prendre le temps d’en tester plusieurs est une excellente approche pour trouver celui qui correspond le mieux à votre fonctionnement et à vos contraintes.

Des mesures fiscales de soutien ont été mises en place:

• Déduction pour investissement numérique portée à 20 %
• Pour 2024‑2027, les petites PME et indépendants utilisant un abonnement logiciel de facturation peuvent bénéficier d’une déduction majorée de 120 % sur le surcoût lié à l’e-facturation à condition de le mentionner séparément sur la facture.

Quelques exemples d’outils gratuits (pour les fonctions de base) :

• Doccle (réception de vos factures)
• Odoo (1er module)
• Accountable

Il existe également de nombreux autres outils comme Billit, Falco, Peppol Box, etc. L’important est de tester et de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre façon de travailler.

En cas de non-respect de l’e-facturation, des amendes sont prévues et les entreprises s’exposent à des contrôles et audits plus fréquents.

Pour ceux qui souhaitent approfondir le sujet, toutes les informations sur l’e-facturation sont disponibles en replay via les vidéos de l’UCM. N’hésitez pas à y jeter un œil, elles regorgent de conseils pratiques : https://ucm.be/actualites/la-facturation-electronique-kesako